cómo realizar una factura

Cómo realizar una factura

En el momento en el que empiezas tu negocio, empezarán a funcionar las facturas. Hablamos de ese documento mercantil en el que se especifica que se ha vendido o comprado un producto o un servicio. Nos referimos a facturas emitidas o recibidas. Hoy, Emprender Siendo Extranjero, da luz sobre cómo realizar una factura.

¿Quién está obligado a realizar facturas?

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. Por tanto, cuando se realiza una venta o presto un servicio, se entrega una factura (factura emitida) y cuando se compra un producto o se presta un servicio, se entrega una factura (factura recibida).

Tipos de facturas

Se obliga a conservar las facturas (tanto emitidas como recibidas) durante al menos 4 años. Estas facturas pueden ser en papel o digitales. Disponemos de 3 tipos de facturas: ordinarias, rectificativas y e-factura.

La más utilizada es la factura ordinaria, donde el emisor de la misma refleja la venta de un producto o la prestación de un servicio a un tercero. En ella es obligatorio reflejar toda la información relativa a la operación comercial llevada a cabo entre un emisor y un receptor. Todas las operaciones de compra y de venta han de estar justificadas por facturas. Se registrarán en el libro de facturación, donde se irán añadiendo tanto facturas emitidas como recibidas.

Cuando tenemos que realizar algún tipo de modificación o ampliación concreta respecto a una factura ordinaria original, hablamos de facturas rectificativas. Si nos damos cuenta de que hemos cometido un error en alguno de los datos o importes de una factura, en lugar de acudir al documento original y realizar la corrección correspondiente, debemos emitir una nueva factura que rectifique la original. La factura rectificativa tendrá la fecha de la modificación.

Las facturas electrónicas o e-factura son igual de válidas que las facturas en papel, lo único que se expiden y se reciben en soporte electrónico. De esta manera, se agiliza la validez y la gestión de las mismas.

¿Cómo se hace una factura?

Para que una factura sea válida, es imprescindible que cumpla ciertos estándares y además contenga la siguiente información:

  • Datos del emisor y del receptor (nombre completo, domicilio fiscal y CIF o NIF)
  • Fecha de emisión de la factura
  • Número de factura (deberá ser correlativo, pudiendo existir varias series para según qué facturas)
  • Concepto por el que se factura
  • Precio bruto
  • Impuestos (desglosados)
  • Precio neto
  • Forma de pago (optativo)

Facturas con retenciones

Una factura con retención es una factura que incluye una retención de, IRPF en la mayoría de los casos, sobre la base imponible de la misma. La retención obliga al receptor a ingresar las cantidades retenidas en cada factura en la Agencia Tributaria a cuenta del IRPF que deberá pagar el emisor de la factura en su declaración de la RENTA.

Tienen que practicar la retención las empresas, profesionales y empresarios que en el ejercicio de su actividad económica han comprado o contratado servicios que deben pagar.

Las retenciones más habituales son: retenciones a los trabajadores en cada nómina, retención en las facturas de alquiler de los propietarios de locales e inmuebles que se alquilan para la actividad económica, retención a los “profesionales liberales”, retención en facturas de determinadas actividades que tributan en módulos (estimación objetiva), retenciones de carácter financiero por el pago de dividendos a socios o intereses de préstamos…

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