Si trabajas por cuenta propia en España, ya sea como diseñador gráfico, terapeuta, consultor o cualquier otro tipo de profesional autónomo, seguramente manejas información personal de tus clientes: nombres, correos electrónicos, teléfonos, datos bancarios… Todo eso está protegido por ley (puedes investigar más desde aquí). En este artículo te explicamos qué implica la Ley de Protección de Datos para los autónomos y qué pasos debes seguir para cumplirla.
¿QUÉ ES LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS?
La Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), adapta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea al contexto español. Su objetivo es proteger los datos personales de los ciudadanos y garantizar que se traten con responsabilidad y transparencia.
Aunque a menudo se asocia con grandes empresas o comercios online, esta ley también afecta a los trabajadores autónomos que manejan datos personales de clientes, proveedores o empleados, aunque sea en pequeña escala.
¿QUÉ DATOS SE CONSIDERAN PERSONALES?
Los datos personales son cualquier información que permita identificar a una persona física: nombre, DNI, dirección, correo electrónico, número de teléfono, etc. También lo son los datos bancarios, las imágenes o incluso las opiniones expresadas en una encuesta o reseñas.
Si trabajas con este tipo de datos (aunque sea en una simple hoja de Excel o mediante formularios de tu web), tienes la obligación legal de cumplir con la normativa.
¿QUÉ OBLIGACIONES TIENES COMO AUTÓNOMO?
1. Informar y obtener consentimiento
Debes informar a las personas cuyos datos recoges sobre:
- Quién eres (responsable del tratamiento)
- Con qué finalidad recoges sus datos
- Cuánto tiempo los conservarás
- A quién se los cedes (si es el caso)
- Qué derechos tienen (acceso, rectificación, cancelación, oposición, etc.)
Además, necesitas su consentimiento explícito para tratar esos datos, sobre todo si los vas a utilizar con fines comerciales, como enviar newsletters.
2. Registrar tus actividades de tratamiento
Aunque las pequeñas empresas y autónomos con un tratamiento de bajo riesgo no están obligados a inscribirse en ningún registro oficial, sí deben tener un documento interno donde se detallen:
- Los tipos de datos que manejas
- Qué herramientas utilizas (por ejemplo, Google Drive, Mailchimp, Stripe…)
- Qué medidas de seguridad aplicas
- Con quién compartes los datos, si es el caso (gestores, plataformas de pago…)
3. Adoptar medidas de seguridad
Debes garantizar que los datos personales que gestionas están protegidos frente a accesos no autorizados o filtraciones. Algunas medidas básicas incluyen:
- Usar contraseñas seguras
- Tener antivirus actualizado
- Usar plataformas que cumplan con el RGPD
- No dejar papeles con datos personales a la vista
4. Firmar contratos de encargo de tratamiento
Si trabajas con terceros que tienen acceso a los datos personales de tus clientes (por ejemplo, una gestoría o una plataforma de email marketing), debes firmar con ellos un contrato donde se establezca cómo se protegerán esos datos.
5. Atender los derechos de los usuarios
Cualquier persona puede solicitar el acceso, modificación o eliminación de sus datos personales. Debes estar preparado para responder en un plazo máximo de 30 días.
¿QUÉ PASA SI NO CUMPLES?
Las sanciones pueden ser importantes, incluso para autónomos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer multas de entre 600 y 20 millones de euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Aunque en la práctica las sanciones más altas suelen ser para grandes empresas, los autónomos también han sido multados por cosas tan simples como no informar correctamente o enviar correos sin consentimiento.
LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA LOS AUTÓNOMOS
Cumplir con la Ley de Protección de Datos no solo es una obligación legal, sino también una forma de generar confianza con tus clientes. La buena noticia es que, si tu actividad no implica un tratamiento de alto riesgo, bastará con aplicar una serie de medidas básicas y mantener una documentación interna clara.
Invertir un poco de tiempo en revisar tu política de privacidad, tus formularios y tus herramientas puede evitarte más de un disgusto. Si tienes dudas, siempre puedes contar con un asesor especializado o consultar los recursos gratuitos de la AEPD.
