En el entorno emprendedor español, mantenerse al día con las obligaciones fiscales y tecnológicas puede marcar la diferencia entre operar sin sobresaltos o enfrentarse a sanciones, retrasos o costes inesperados. Una de las novedades importantes que está en puerta es la herramienta VERIFACTU, impulsada por la AEAT, cuya implantación será obligatoria para las empresas desde el 1 de enero de 2026 (y en una segunda fase para autónomos). En este artículo hablamos sobre VERIFACTU: qué es, por qué importa y cómo prepararse.
QUÉ ES VERIFACTU
VERIFACTU no es simplemente otro software de facturación; se trata de un sistema que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) para garantizar la verificabilidad, la integridad, la trazabilidad y la conservación de los registros de facturación, con destino la AEAT.
En concreto, bajo el marco de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y su desarrollo reglamentario mediante el Real Decreto 1007/2023, los sistemas de facturación deben cumplir ciertas condiciones técnicas: generación de registro por factura, firma electrónica, código QR, envío automático o registro ante la AEAT, archivo seguro, etc.
Una cosa a aclarar: aunque tiene “factu” en su nombre, VERIFACTU no es la factura electrónica tradicional (que ya había sido objeto de otra normativa) sino más bien un paso más: un sistema de facturación verificable y conectado con Hacienda.
Para el emprendedor esto significa que el software que utilice para emitir facturas deberá estar adaptado al sistema VERIFACTU o bien optar por la aplicación gratuita que la AEAT ha puesto a disposición para ciertos casos.
QUIÉN ESTÁ OBLIGADO Y CUÁNDO ENTRA EN VIGOR
La implantación de VERIFACTU tiene dos plazos principales:
- El 1 de enero de 2026: fecha en la que será obligatorio para las empresas (por ejemplo sociedades) que emiten facturas a través de software.
- El 1 de julio de 2026: fase para los autónomos y profesionales que emiten facturas (en muchos medios se indica esta fecha como el plazo para los autónomos).
Además, los fabricantes y comercializadores de software de facturación deben desde antes adaptar sus programas a los requisitos de VERI*FACTU.
Para emprendedores esto quiere decir: si facturas desde una sociedad o con software de facturación, tendrás que estar preparado para 2026; si eres autónomo con facturación relativamente sencilla o manual quizá tengas un poco más de margen, pero no conviene esperar.
También hay que atender al detalle: si facturas con Word, Excel o formatos muy básicos que no garantizan las trazabilidades técnicas, puede que tengas que migrar.
QUÉ DEBE HACER UN EMPRENDEDOR PARA ADAPTARSE
Aquí unas recomendaciones prácticas para emprendedores españoles:
- Auditar tu sistema de facturación actual: ¿utilizas un programa homologado? ¿Usas facturación manual (Word, Excel) o un software profesional?
- Verificar que el software cumple los requisitos: debe permitir generación de registro por factura, firma o huella digital, envío a AEAT o registro interno conforme al reglamento. Verifica con tus proveedores.
- Si tu volumen es pequeño y usas herramientas muy básicas, valora la aplicación gratuita de la AEAT para facturación mediante VERIFACTU.
- Formación y cambio de procesos internos: la adaptación no es solo técnica, también operativa. Cambiar la forma de emitir facturas, los flujos de aprobación, los soportes digitales, etc.
- Planificar y migrar con cierto margen: no dejar para última hora. A pesar de que el plazo para sociedades es 1 de enero de 2026, anticiparse reduce riesgos de sanciones, errores o pérdida de negocio.
- Comunicar al cliente: si tú como emisor de facturas cambias tu sistema, informa a tus clientes o destinatarios de posibles cambios (por ejemplo nuevo sistema de facturación, nuevos formatos, que recibirán factura con QR, etc.). Puede ser también una oportunidad de profesionalizar tu imagen.
RETOS Y OPORTUNIDADES PARA EMPRENDEDORES
La llegada de VERIFACTU no solo implica una obligación técnica, sino también un cambio en la forma en que las empresas gestionan su relación con Hacienda y con sus propios procesos internos. Como todo cambio normativo, puede generar cierta incertidumbre al principio, especialmente para los emprendedores que no cuentan con un equipo administrativo amplio. Sin embargo, esta transformación también abre la puerta a modernizar la gestión, ganar en eficiencia y transmitir más confianza a los clientes. En definitiva, el impacto dependerá de cómo cada negocio decida afrontar la transición: con resistencia o con visión de futuro.
Retos:
- Coste y tiempo de adaptación si el sistema actual es obsoleto.
- Curva de aprendizaje, especialmente en equipos que emiten facturas de forma poco digitalizada.
- Cambios de rutina y posibles interrupciones operativas.
- Riesgo de sanciones si no se cumple: aunque los detalles aún se van concretando, la AEAT subraya la necesidad de cumplir con los requisitos técnicos.
- En algunos sectores con facturación más informal o facturas esporádicas quizá haya mayor esfuerzo para pasar al nuevo sistema.
Oportunidades:
- Imagen de empresa moderna, digital, fiable: convertir la obligación en valor añadido para tus clientes.
- Mejora de procesos internos: facturación más ordenada, trazable, automatizada, lo que reduce errores, retrabajo y quizá costes.
- Menor riesgo de inspección o sanciones gracias al cumplimiento.
- En un entorno cada vez más digitalizado, la adaptación te sitúa mejor frente a competencia que lo aplaza.
- Potencial ahorro de papel, de ciclos de trámite y de tiempos administrativos.
- Posible ventaja competitiva frente a otras empresas que no se han adaptado aún.
VERIFACTU: QUÉ ES, POR QUÉ IMPORTA Y CÓMO PREPAR
Para cualquier emprendedor en España que facture mediante software (o que tenga intención de crecer, profesionalizar sus procesos o emitir más facturas), VERIFACTU es una obligación a tener muy en cuenta. La fecha del 1 de enero de 2026 marca el momento en que las empresas deben estar listas. Empezar hoy, planificar bien y elegir las herramientas adecuadas pueden convertir este trámite en una ventaja competitiva, en lugar de un quebradero de cabeza.
En definitiva: actualiza tu sistema de facturación, forma tu equipo, comunica a tus clientes, y considera la transición como parte de tu estrategia de digitalización y profesionalización. Si lo haces bien, el cambio dejará de ser una carga para convertirse en un paso más hacia una empresa más sólida, moderna y preparada para el futuro.
